Alle Tasks im Kurzüberblick
Inhalt
Auf dieser Seite werden alle Tasks und Prozess-Schritte im Verlauf des PhD-Studiums analog dem Study Overview kurz erklärt.
Generell: Task bearbeiten und einreichen
Bei jeder Task wird erwartete, dass alle Felder befüllt sind und in Abschnitten, bei denen eine Datei hochgeladen werden muss, eine solche vorliegt. Bei umfänglicheren Tasks wird das Formular in verschiedene Registerblätter unterteilt. Sie erkennen am Registerblatt, ob alles befüllt ist, wenn der Haken grün wird.
Erst wenn alles ordnungsgemäss befüllt ist, wird anschliessend im oberen Bereich das Kontrollkästchen mit dem Text: „I confirm that my data is correct and up to date“ aktiv, sowie der „Submit“-Button. Nur dann sind Sie in der Lage die Task einzureichen.
Nach der Einreichung wird am oberen Bildschirmrand eine kurze Bestätigung angezeigt. Der Status wird aktualisiert und Sie müssen warten, bis die Administration die Einreichung überprüft hat.
Sie erhalten eine automatisierte E-Mail, wenn die Administration die Task bearbeitet hat. Der darin enthaltene Link führt Sie zur Study Overview, in der Sie die Statusaktualisierung überprüfen können. Falls die Administration Ihre Einreichung genehmigt hat, wird die nächste Aufgabe aktiv werden. Die vorherige hat dann einen genehmigten Status und ist abgeschlossen. Diese erreichen Sie dann über das Seitenmenü links.
Start of PhD Study
Dieser Schritt hat rein informativen Charakter, es muss nichts ausgeführt werden. Es wird lediglich das Matriculation Date angezeigt. Dabei handelt es sich um den Tag, an welchem die Daten der/des Doktorierenden zum ersten Mal von der Universität geliefert und in UNIverse importiert wurden, damit für die Person der Zugang zum PhD-Modul freigeschaltet wird. Mit der einzugebenden Dauer in den Administrative Data wird hieraus das erwartete Graduation Date berechnet.
1. Administrative Data Submission
In diesem ersten Schritt müssen Sie in drei separaten Registerblättern (Tabs) Daten kontrollieren und eintragen. Bei den Daten handelt es sich um Persönliche Daten, Name und Adresse des Arbeitgebers, das Beschäftigungsverhältnis während des Studiums, die Finanzierung des Studiums, Angaben zum Masterabschluss, den Titel und weitere Details zur Dissertation sowie um die Zusammensetzung Ihres PhD Committees.
Aus den Administrative Data werden später automatische Vorlagen für Ihre Doktoratsvereinbarung oder den Annual Meetings generiert. Bitte prüfen Sie bei Änderungen die Daten und informieren Sie die PhD Administration über Änderungen, damit die Daten aktuell bleiben.
2. PhD Agreement Submission
Aus der vorherigen Task wird die Vorlage für das PhD Agreement erzeugt. Diese muss heruntergeladen, ergänzt und von den jeweiligen Personen (First Supervisor, Second Supervisor und Ihnen) unterschrieben und anschliessend hochgeladen werden.
Damit sind die Voraussetzungen erfüllt, um die Task einzureichen.
3. Research Proposal Submission
In diesem Schritt müssen Sie die folgenden Dokumente im gewünschten Format hochladen/einreichen:
- Research Proposal (PDF)
- Individual Curriculum (XLSX)
- Publication Plan (XLSX)
Achtung: In diesem Abschnitt muss die Number of Publications per Auswahlfeld ausgewählt werden. Dies ist notwendig, um die Task abzuschliessen
Je nach Bestimmungen der führenden Fakultät kann es sein, dass folgende Abschnitte ebenfalls eingereicht werden müssen. Sind die Abschnitte nicht vorhanden, so brauchen Sie nichts weiter tun.
- Reviewer 1 Feedback (PDF)
Vorgängig müssen Sie eine/n Reviewer/in bestimmen - Reviewer 2 Feedback (PDF)
Vorgängig müssen Sie eine/n Reviewer/in bestimmen - Statistical Reviewer Feedback (PDF)
Optional; wenn Sie keine/n Reviewer/in bestimmen, müssen Sie dies begründen
Vor dem Übermitteln der Daten können Sie das Presentation Date bestimmen, falls Sie eine Präsentation halten. Es ist kein Pflichtfeld zur Einreichung der Task.
Upcoming Board Meeting
Dieser Abschnitt auf dem Study Overview hat rein informativen Charakter. Eine Aktion ist hier nicht notwendig. Angezeigt werden die beiden Daten My Proposal Presentation sowie das Next PhD Board Meeting.
Am My Proposal Presentation präsentiert der/die Doktorand/in seine/ihre Arbeit dem PhD Board. Das PhD Board bespricht und beurteilt die präsentierte Arbeit am Next PhD Board Meeting und befindet über den weiteren Verlauf des Studiums.
Die PhD Administration setzt den Status der beiden Tasks „1. Administrative Data Submission“ und „2. PhD Agreement Submission“ entsprechend der Beschlussfassung des PhD Boards. Der/die Doktorand/in muss dementsprechend entweder die bisher eingereichten Dokumente überarbeiten (die Task-Kacheln sind dann weiterhin aktiv) und neu einreichen, oder kann mit der nächsten Task fortfahren. In diesem Fall sind die Tasks genehmigt und damit abgeschlossen.
4. Update after Annual Meeting 1
In diesem Schritt müssen Sie die folgenden, dem Stand des Studiums entsprechend aktualisierten Dokumente im gewünschten Format nach Ihrem Annual Meeting neu hochladen/einreichen:
- PhD Agreement (PDF, die Version unterscheidet sich von der ursprünglichen Vorlage)
- Individual Curriculum (XLSX, Datei bitte neu hochladen)
- Publication Plan (XLSX, Datei bitte neu hochladen)
Die Number of Publications kann bei Bedarf geändert werden
5. Update after Annual Meeting 2
In diesem Schritt müssen Sie das aktualisierte PhD Agreement (PDF) neu hochladen/einreichen. Bitte tun Sie dies nachdem Sie den Midterm Report besprochen haben, damit die Daten aktuell sind. Diese Aufgabe ist parallel zu aktiv.
6. Midterm Report Submission
Nebst dem neuen Dokument Midterm Report (PDF) müssen Sie in diesem Schritt die folgenden, dem Stand des Studiums entsprechend aktualisierten Dokumente im gewünschten Format neu hochladen/einreichen:
- Individual Curriculum (XLSX)
- Publication Plan (XLSX)
Die Number of Publications kann bei Bedarf geändert werden
7. Update after Annual Meeting 3 und weitere
Entsprechend dem Ergebnis müssen in diesem Schritt die folgenden aktualisierten Dokumente im gewünschten Format neu hochgeladen und eingereicht werden:
- PhD Agreement (PDF)
- Individual Curriculum (XLSX)
- Publication Plan (XLSX)
Die Number of Publications kann bei Bedarf geändert werden
Do you need an additional Annual Meeting?
Üblicherweise finden während des Studiums insgesamt drei Annual Meetings statt, diese sind verpflichtend. Danach graduiert der/die Doktorand/in. Ist hingegen eine Verlängerung des Studiums gewünscht, kann die PhD Administration noch zusätzliche Meetings hinzufügen. Bitte informieren Sie die PhD Administration hierüber, damit im System bei Bedarf eine weiter Annual Meeting Task hinzugefügt werden kann.
8. Request an External Expert
Gemeinsam mit Ihrem First Supervisor müssen Sie einen External Expert finden, der/die Ihre Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt bewertet.
Zunächst müssen Sie über die Befehlsschaltfläche [Edit Contact] die Kontaktdaten zur Person erfassen und schliesslich deren folgende Dokumente im gewünschten Format hochladen/einreichen:
- External Expert CV (PDF, Curriculum Vitae)
- External Expert Latest Publication List (PDF)
Regulations and Checklist for Graduation Process
Ab diesem Punkt beginnt der Graduation Process, welcher mit dem angezeigten Graduation Date endet. Der weiterführende Link FAQ-Page for Graduation Process führt zur Wegleitung und der Promotionsordnung und enthält die Bestimmungen und das Vorgehen.
9. Application for Graduation
In diesem Schritt müssen Sie zunächst die folgenden Daten überprüfen und explizit bestätigen:
- Contact Data von Ihrem First und Second Supervisor wie auch vom External Expert
- Ihren PhD Thesis Title
- Ihre ECTS Punkte
- Teilnahme an mindestens drei Annual Meetings
- Mindestens eine Publikation mit Ihnen als Erstautor/in, die publiziert wurde
Die Publikation muss in UNIverse vorhanden sein und hier verknüpft werden
Anschliessend müssen Sie die Dokumente im zweiten Registerblatt im gewünschten Format hochgeladen werden. Hier muss auch der Chair für die Doctoral Examination hinterlegt werden.
Vor dem Übermitteln der Daten müssen Sie noch Datum und Uhrzeit für das Doctoral Examination Date bestimmen. Beachten Sie, dass die darauffolgenden Prozessschritte der Review-Erstellung und besprechen über die Zulassung zur Doctoral Examination bis zu 2 Monate in Anspruch nehmen können. Planen Sie gemeinsam mit Ihrem 1st Supervisor unter Berücksichtigung der anstehenden PhD Board meetings das Doctoral Examination Date.
Reviews 1st, 2nd Supervisor und Ext. Expert
Nachdem die Application for Graduation genehmigt wurde, wird ein automatischer Prozess in Gang gesetzt, der den Reviewern die Thesis zur Verfügung stellt. Für gewöhnlich wird den Reviewern ein Zeitraum von 4 Wochen bereitgestellt, das Review vorzunehmen. Unter Umständen der Verfügbarkeit kann sich die Frist verlängern.
Im Study Overview können Sie sehen, ob ein Review eingereicht wurde. Sind alle eingereicht, werden diese zum nächsten geplanten PhD Board meeting besprochen, siehe nächster Schritt im graduation process.
Doctoral Examination Admission
Im nächsten PhD Board meeting werden die Reviews besprochen und entschieden, ob die Zulassung zur Doctoral Examination genehmigt wird.
Examination Admission
Weitere Informationen finden Sie in der Wegleitung und der Promotionsordnung, siehe Link zum Webauftritt der Graduate School, am Ende der Seite.
Final PhD Degree
Weitere Informationen finden Sie in der Wegleitung und der Promotionsordnung, siehe Link zum Webauftritt der Graduate School, am Ende der Seite.